Byarkivet skal ansætte nye medarbejdere til at sortere og klargøre fysiske arkivalier fra Horsens Kommune. Samlet løber opgaven op i 10 millioner kroner.
Horsens: I 2019 går Byarkivet i gang med en af de helt store opgaver: At gøre Horsens Kommunes arkiv klar til, at det kan afleveres på Rigsarkivet.
De ældste arkivalier rækker tilbage til 1800-tallet. Siden er meget kommet til, og lederen af Byarkivet, Merete Bøge Pedersen, anslår, at tre-fire hylde-kilometer skal sorteres, registreres, renses, pakkes og derefter registreres i Rigsarkivets database.
Opgaven overstiger da også langt, hvad Byarkivets nuværende personale kan overkomme. Derfor er der lagt op til, at der de næste tre-fire år skal ansættes to arkivmedarbejdere på fuld tid til opgaven.
I budgetterne frem til og med 2022 er der årligt afsat 1,5 mio. kr. til dette formål, ligesom der i 2022 vil være yderligere fire mio. kr. til at dække selve afleveringen.
Minimums-løsningen
Gennem årene har Horsens Kommune løbende gemt i tusindvis af dokumenter, som fortæller om byen, borgerne og kommunen.
Ny lovgivning betød, at politikerne i 2011 besluttede at oprette sit eget Stadsarkiv. Der var tale om en absolut minimums-løsning, hvor de enkelte afdelinger selv stod for dels at arkivere og aflevere fysiske arkivalier til Stadsarkivet, dels at danne arkiv-versioner af det, der foregår digitalt. Samlet betød det, at driften af Stadsarkivet kunne varetages af en medarbejder på deltid.
Siden har Stadsarkivets opgaver imidlertid ændret sig væsentligt. Vedligeholdelsen af de digitale arkiver kræver sit. Samtidig er flere og flere arkivalier omfattet af persondata-forordningen. Det betyder, at anmodninger om adgang til arkivet kræver en egentlig sagsbehandling.
Enten eller
Politikerne har derfor stået over for to muligheder: Enten opretholdes Stadsarkivet med en øget bemanding, eller de mange arkivalier flyttes til Rigsarkivet.
Overvejelserne er mundet ud i løsningen med Rigsarkivet.
Den digitale del af Stadsarkivet er i gang med at blive overdraget til Rigsarkivet, og det vil fremover være forholdsvis nemt fremover at sende nye, digitale arkivalier af sted.
Helt så enkelt kommer det ikke til at foregå med de fysiske arkivalier.
Stiller bestemte krav
Rigsarkivet har bestemte krav til, hvordan arkivalierne skal være pakket og registreret i det landsdækkende arkivs it-system.
Det er her, Byarkivet og de nye medarbejdere kommer på banen. Deres opgave bliver at bringe arkivalierne i en sådan stand, at de kan indgå i Rigsarkivets systemer.
- Det bliver en kæmpestor opgave, som kræver plads, mange mandetimer og hundredvis af arkivæsker, siger Merete Bøge Pedersen.
Også fra Gedved og Brædstrup
Projektet handler ikke kun om Horsens; Stadsarkivet rummer også mange papirer, som fulgte med, da Brædstrup og Gedved kommuner i januar 2007 blev lagt sammen med Horsens kommune.
En del kan formentlig kasseres, men det kræver, at kyndige øjne kigger papirerne igennem og sorterer.
I 2022, når det hele har fundet plads på Rigsarkivet, mener politikerne, at fremtidige afleveringer af fysiske arkivalier kan ske løbende i takt med, at de kommunale afdelinger ikke længere skal bruge papirerne.
